Publié le 4 avril 2024

Processus de recrutement

Le nouveau modèle de phases se réfère au cycle de vie du recrutement et comprend toutes les étapes depuis l’analyse des besoins jusqu’au recrutement réussi de nouvelles collaboratrices et de nouveaux collaborateurs. Ce modèle crée une structure permettant de rendre le processus de recrutement plus efficace, efficient et uniforme. La section suivante explique les différentes étapes.

Anna Gervasoni, domaine spécialisé Communication, État-major stratégique

© DDPS

• Soumettre une demande d'ouverture de poste

  Avant de générer une demande de poste, il convient de clarifier le besoin. S’agit-il d’un besoin de remplacement ou d’un nouveau besoin? De plus, la forme d’engagement doit être clarifiée (embauche à durée déterminée ou indéterminée). Outre la forme de travail, il convient de définir aussi le temps de travail et le lieu. Une description du poste doit par ailleurs être disponible (activités et profil d’exigences). S’il s’agit d’un nouveau poste, une évaluation du poste doit d’abord être élaborée et envoyée au SG-DDPS pour approbation au moyen d’une demande d’évaluation et de l’organigramme.

• Clarification du mandat

  Cette phase est consacrée à la discussion du processus de recrutement. Celui-ci comprend la clarification des rôles RH/hiérarchie, la fixation du calendrier, le moment de la publication du poste, l’organisation et le déroulement des entretiens d’embauche ainsi que l’explication par les RH de la Candidate Experience.

  Dans le cadre de la finalisation du texte de la publication du poste, le groupe cible ainsi que le choix des médias correspondants sont définis. Par ailleurs, les traits de personnalité, les compétences, les qualifications et les expériences dont doivent justifier les candidates et candidats sont discutés.

• Recherche

  Si le taux de réponse à la publication du poste est faible, les méthodes de sourcing sont rediscutées à ce moment-là – pour savoir si nous publions à nouveau le poste, si nous devons éventuellement en réviser le contenu, si nous optons pour l’Active Sourcing ou si nous contactons éventuellement une agence de placement.

• Sélection

  Commence alors la présélection, au cours de laquelle les dossiers de candidature sont examinés:

  • Exhaustivité du dossier (lettre de motivation, certificats de travail et diplômes).
  • Critères de contenu (motivations, raison du changement, évolution de carrière, souhaits pour l’avenir, qualifications supplémentaires, etc.).
  • Critères obligatoires (connaissances techniques spécifiques, expérience professionnelle, compétences linguistiques requises, etc.).
  • Dans le cadre de la présélection, les candidates et candidats sont catégorisés dans le cadre de l’analyse ABC:
  • Les candidates et candidats A sont immédiatement invités à un entretien.
  • Les candidates et candidats B reçoivent d’abord un courrier leur demandant de patienter, et sont éventuellement invités à une date ultérieure.
  • Les candidates et candidats C reçoivent une réponse négative.

  Pour un certain nombre de candidates et candidats, un bref entretien réalisé avant la catégorisation peut s’avérer utile afin de se faire une première impression et clarifier des questions spécifiques telles que le taux d’occupation souhaité, les prétentions salariales ou des questions de compréhension sur le CV.

• Prise de contact

  Cette étape a pour but d’organiser les premiers entretiens. Établissement du premier contact avec les candidates et candidats, confirmation du rendez-vous, inscription à la loge et réservation éventuelle d’une place de parking.

• Première rencontre

  Dans cette phase, l’accent est mis sur la première rencontre avec les candidates et candidats dans le but de faire connaissance. Côté RH, il s’agit d’adopter un point de vue neutre et de se concentrer sur les traits de personnalité des candidates et candidats (authenticité, substance des réponses, etc.) et d’identifier les éventuelles contradictions (communication verbale vs non verbale). De plus, les RH soutiennent et conseillent la hiérarchie.

  Lors de cette phase de première rencontre, la hiérarchie se concentre en particulier sur les compétences professionnelles et vérifie si la candidate ou le candidat s’intégrerait bien dans l’équipe. Dans le cadre d’un deuxième entretien/d’une journée d’essai, les compétences professionnelles peuvent ensuite être évaluées au moyen d’une étude de cas. De plus, il est possible de faire connaissance avec des collègues potentiel-le-s.

• Décision

  L’accord de la hiérarchie est donné verbalement et rapidement. À ce moment-là, il est possible de clarifier les questions en suspens et d’indiquer la marche à suivre jusqu’à la prise de fonction.

  En cas de refus, en revanche, une communication claire et sincère doit avoir lieu (justification du refus par un feed-back honnête et constructif, si cela est souhaité). La prise de contact doit se faire en dû temps, de manière professionnelle et confidentielle.

• Prise de fonction

  Une communication régulière jusqu’à la prise de fonction et une bonne intégration, notamment, sont essentielles pour prendre un bon départ. Un événement d’équipe est justement prévu? Parfait, ce sera l’occasion pour les nouvelles collaboratrices et nouveaux collaborateurs de faire directement connaissance avec l’équipe dans un cadre informel.

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