Veröffentlicht am 4. April 2024

Rekrutierungsprozess

Das neu entwickelte Phasenmodell bezieht sich auf den Recruiting-Lifecyle und umfasst alle Schritte ab der Bedarfsanalyse bis hin zur erfolgreichen Einstellung neuer Mitarbeitenden. Dieses Modell schafft eine Struktur, um den Rekrutierungsprozess effektiver, effizienter und einheitlicher zu gestalten. Im folgenden Abschnitt werden die einzelnen Schritte erklärt.

Anna Gervasoni, Fachbereich Kommunikation, Strategischer Stab

© VBS

• Stellenantrag

  Bevor ein Stellenantrag generiert wird, muss der Bedarf geklärt werden. Handelt es sich um einen Ersatzbedarf oder einen Neubedarf. Zudem muss die Anstellungsform geklärt werden (befristete oder unbefristete Anstellung). Nebst der Arbeitsform muss die Arbeitszeit sowie der Standort definiert werden. Zusätzlich muss eine Stellenbeschreibung vorhanden sein (Tätigkeiten und Anforderungsprofil). Handelt es sich um eine neue Stelle, muss zuerst eine Stellenbewertung erarbeitet werden und mittels Bewertungsantrag und Organigramm dem GS-VBS zur Genehmigung zugestellt werden.

• Auftragsklärung

  In dieser Phase wird der Rekrutierungsprozess besprochen. Dieser beinhaltet die Rollenklärung HR/Linie, die Festlegung des Zeitplans, der Zeitpunkt der Stellenpublikation, die Organisation und der Ablauf der Vorstellungsgespräche sowie die Erläuterung durch das HR der Candidate Experience.

  Im Rahmen der Finalisierung des Ausschreibungstextes wird die Zielgruppe sowie die entsprechende Medienwahl definiert. Zudem werden die Persönlichkeitsmerkmale, Fähigkeiten, Qualifikationen und die Erfahrungen, welche die Bewerbenden haben sollten, besprochen.

• Suche

  Zeigt die Stelle eine geringe Rücklaufquote werden zu diesem Zeitpunkt die Sourcing-Methoden nochmals besprochen, d.h. schreiben wir die Stelle nochmals aus oder müssen wir allenfalls den Inhalt revidieren, entscheiden wir uns für Active Sourcing oder wird möglicherweise eine Stellenvermittlung kontaktiert.

• Selektion

  Nun beginnt die Vorauswahl, in welcher die Bewerbungsdossiers geprüft werden.

  • Vollständigkeit des Dossiers (Motivationsschreiben, Arbeitszeugnisse und Diplome).
  • Inhaltliche Kriterien (Motivationen, Grund für Wechsel, Laufbahn-Entwicklung, Zukunftswünsche, Zusatzqualifikationen etc.).
  • Muss-Kriterien (spezifische Fachkenntnisse, Berufserfahrung, geforderte Sprachkompetenzen).
  • Im Rahmen der Vorselektion werden die Kandidierenden im Rahmen der ABC-Analyse kategorisiert:
  • A-Kandidat/innen werden sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
  • B-Kandidat/innen erhalten vorerst ein Geduldschreiben und werden ggf. zu einem späteren Zeitpunkt eingeladen.
  • C-Kandidat/innen erhalten eine Absage.

  Bei einigen Kandidat/innen lohnt sich vor der Kategorisierung ein Kurzinterview durchzuführen, um einen ersten Eindruck zu gewinnen und spezifische Fragen wie der gewünschte Beschäftigungsgrad, Lohnvorstellungen oder Verständnisfragen zum Lebenslauf zu klären.

• Kontaktaufnahme

  Dieser Schritt hat zum Ziel die Erstgespräche zu organisieren. Den Erstkontakt zu den Kandidaten/innen herzustellen sowie die Terminbestätigung, Anmeldung an der Loge sowie eine allfällige Reservation eines Parkplatzes.

• Kennenlernen

  In dieser Phase liegt das Kennenlernen der Kandiat/innen im Fokus. Seitens HR gilt es, einen neutralen Standpunkt einzunehmen und sich auf die Persönlichkeitsmerkmale der Kandidat/innen zu konzentrieren (Authentizität, Substanz der Antworten etc.) sowie allfällige Widersprüche zu erkennen (verbale vs. nonverbale Kommunikation). Zudem unterstützt und berät das HR die Linie.

  Die Linie konzentriert sich beim Kennenlernen insbesondere auf die Fachkompetenzen und überprüft, ob die Kandidatin oder der Kandidat gut ins Team passen würde. Im Rahmen eines Zweitgespräches/Schnuppertages können dann die fachlichen Fähigkeiten mittels einer Fallstudie bewertet werden. Zudem besteht gleichzeitig die Möglichkeit die potenziellen Teamkolleg/innen kennenzulernen.

• Entscheidung

  Die Zusage durch die Linie erfolgt mündlich und zeitnah. Zu diesem Zeitpunkt besteht die Möglichkeit offene Fragen zu klären sowie das weitere Vorgehen bis zum Eintritt aufzuzeigen.

  Im Falle einer Absage hingegen muss eine klare und aufrichtige Kommunikation erfolgen (Begründung der Absage durch ein ehrliches und konstruktives Feedback, sofern dies gewünscht wird). Die Kontaktaufnahme muss rechtzeitig, professionell und vertraulich erfolgen.

• Eintritt

  Für einen guten Start ist insbesondere die regelmässige Kommunikation bis zum Eintritt und eine gute Einführung zentral. Steht gerade ein Team-Event an? Super, denn dann können die neuen Mitarbeitenden auch direkt in einem informellen Rahmen das Team kennenlernen.

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• Karriere bei armasuisse

«Recruiting ist die Kunst, Talente zu erkennen und zu gewinnen, die den Erfolg und die Erfüllung der Unternehmensziele von armasuisse vorantreiben.»

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Dein Vorstellungsgespräch – Tipps & Tricks

Vorstellungsgespräch — © VBS

Es ist nicht immer einfach, einen Job zu finden... und oft sind wir nicht sicher, wie wir uns auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten sollen, wenn es soweit ist. Jessica Bérard, Recruiterin bei armasuisse, kam uns zu Hilfe und gab uns einige Tipps und Ratschläge, wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitet.

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