«Recruiting ist die Kunst, Talente zu erkennen und zu gewinnen, die den Erfolg und die Erfüllung der Unternehmensziele von armasuisse vorantreiben.»
Das folgende Interview zeigt den Arbeitsalltag von Jessicas Bérard, Recruiterin bei armasuisse, auf welche Herausforderungen sie bei der Weiterentwicklung des Recruitings gestossen ist und was in Zukunft auf armasuisse zukommt.
Anna Gervasoni, Fachbereich Kommunikation, Strategischer Stab
Was machst du bei armasuisse und wie sieht dein Tag aus?
Zu meinem Tätigkeitsbereich gehört die Begleitung der Rekrutierungen, die Koordination der zu besetzenden Stellen innerhalb des Recruiting-Teams sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung des Recruitings.
Ich bin in Kooperation mit der Linie für die Planung, Koordinierung und Durchführung/Umsetzung der Rekrutierung bis zur Einstellung neuer Mitarbeitenden verantwortlich.
Dies beinhaltet folgende Tätigkeiten:
- Briefing mit der Linie (Auftragsklärung, Terminplan, Ausschreibungstext finalisieren, Wahl der besten Kanäle für die Ausschreibung, Prüfung der aktuellen Teamzusammensetzung in Bezug auf das ideale Profil etc.)
- Hilfsmittel zur Verfügung stellen (Ausschreibungstext nach neusten Trends und Vorgaben, Interviewleitfäden, Factsheets etc.)
- Vorstellungsgespräche vorbereiten und gemeinsam mit der Linie führen, Debriefing (Lessons Learned) sowie die Beratung der Linie bei der Entscheidungsfindung
- Ansprechperson für Kandidat/innen bei spezifischen Fragen
- Lohnberechnung inkl. Erstellung Lohnofferten, Organisation von Assessments, Unterlagen aufbereiten für die Abgabe ins HR Service Center für die administrative Abwicklung des Eintritts
Zudem verantworte ich den gesamten Rekrutierungsprozess von der Identifizierung des Personalbedarfs bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeitenden. Ich koordiniere die zu besetzenden Stellen innerhalb des Recruiting-Teams und bin verantwortlich für eine ausgewogene Auslastung.
Im Rahmen der Weiterentwicklung des Recruitings entwickle ich die einzelnen Phasen kontinuierlich weiter unter Einbezug diverser Anspruchsgruppen und definiere sowie optimiere vom Stellenantrag bis hin zum Onboarding unternehmensweite Rekrutierungsstandards.
Wie bereitest du dich auf ein Vorstellungsgespräch vor?
Bei jeder Rekrutierung dreht sich viel darum, die richtigen Fragen zu stellen. Bereits bei der Voranalyse der Bewerbungsunterlagen stelle ich mir verschiedene Fragen:
- Ist das Bewerbungsdossier komplett? (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Diplome)
- Welche Fragen ergeben sich aus den Bewerbungsunterlagen?
- Ist die Motivation/Beweggründe für den Stellenwechsel ersichtlich?
- Wie hat sich die Laufbahn der Kandidatin / des Kandidaten entwickelt?
- etc.
Damit wir die besten Talente für unsere Stellen bei armasuisse gewinnen, stelle ich mir vorgängig zum Vorstellungsgespräch wiederum verschiedene Fragen. Was weiss ich beispielsweise bereits über die/den Kandidat/in? Welche persönlichen Kompetenzen sind unbedingt erforderlich? Was möchte ich über die fachlichen Kompetenzen wissen und wie finde ich heraus, ob die/der Kandidat/in diese Kompetenzen auch wirklich besitzt?
Ebenfalls versuche ich jeweils Fragen der Bewerbenden, welche sie vielleicht an mich richten, zu antizipieren und bereite mich entsprechend vor. Fragen zu stellen ist ein zentraler Teil meiner Vorbereitungsarbeit.
Wie und warum kam es zu diesem neuen Rekrutierungsprozess?
Die Rekrutierung von qualifizierten und talentierten Mitarbeitenden ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von armasuisse, die Erfüllung unserer Unternehmensziele sowie die Gestaltung und Zusammensetzung unserer Belegschaft. Die einzelnen Schritte in der Rekrutierung werden in einem Phasenmodell kontinuierlich entwickelt. Dieses spielt eine zentrale Rolle, um den gesamten Rekrutierungsprozess strukturiert und einheitlich zu gestalten sowie sicherzustellen, dass die am besten geeignetsten Kandidaten ausgewählt werden. Das Phasenmodell bezieht sich auf den Recruiting-Lifecycle und umfasst alle Schritte ab der Bedarfsanalyse bis hin zur erfolgreichen Einstellung neuer Mitarbeitenden. Dieses Modell schafft eine Struktur, um den Rekrutierungsprozess effektiver, effizienter und einheitlicher zu gestalten.
Auf welche Herausforderungen bist du gestossen und wie hast du sie gelöst?
Die verschiedenen Arbeitsabläufe zu verstehen und die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anspruchsgruppen zu kennen. Damit ich überhaupt einen neuen Prozess definieren konnte, musste ich vorgängig die Kultur der armasuisse kennenlernen. Im Rahmen des Einführungsprogramms habe ich diverse Mini-Stages durchlaufen, um die Bedürfnisse der Linie und ihre Aufgabenbereiche abzuholen. Zudem habe ich in Bezug auf das Thema Generation Z gezielt Gespräche mit unseren Lernenden gesucht. Folge dessen ist im Oktober 2023 das Phasenmodell Recruiting entstanden.
Was kann deiner Meinung nach in Zukunft noch getan werden?
Dieses Jahr steht im Fokus, einen Strauss an Hilfsmitteln für die Linie zu erarbeiten, welche bedarfsgerecht eingesetzt werden können. Jede Rekrutierung ist einzigartig, die Phasen der Rekrutierung sind jedoch stets dieselben. Das Ziel ist, die Linie individuell zu beraten und gemeinsam die besten Kandidat/innen für armasuisse zu gewinnen. Recruiting weitsichtig gedacht bedeutet nicht nur kurzfristig offene Stellen zu besetzen, sondern langfristig Talente zu gewinnen, welche es armasuisse ermöglichen, ihre Ziele auch in Zukunft zu erreichen und so einen aktiven Beitrag zur Sicherheit der Schweiz zu leisten.
Kurzporträt
Jessica Bérard (36) absolvierte unterschiedliche Ausbildungen von der Detailhandelsfachfrau EFZ über die Kauffrau EFZ hin zur HR-Fachfrau mit eidg. FA. Mit einem Rucksack an Erfahrungen in verschiedenen Branchen und Funktionen trat sie im August 2022 in die armasuisse ein. Neben der Rolle als Recruiterin ist sie für die Weiterentwicklung des Recruitings zuständig. Seit Oktober 2023 trägt sie die Fachverantwortung und koordiniert zusätzlich die zu besetzenden Stellen innerhalb des Recruiting-Teams.