Toute personne a le droit de consulter des documents officiels et d’obtenir des renseignements sur leur contenu de la part des autorités, peu importe qu’il s’agisse de particuliers, de représentants des médias ou de personnes morales comme des associations ou des fondations, de Suisses ou d’étrangers/étrangères. Le principe de la transparence vise à promouvoir la transparence dans l’organisation et les activités de l’administration. Il s’applique aux documents officiels élaborés après l’entrée en vigueur de la LTrans (le 1er juillet 2006).

On entend par document officiel toute information qui concerne l’accomplissement d’une tâche publique et qui a été enregistrée sur un quelconque support, soit les données numériques comme les documents écrits. L’information doit en outre être détenue par l’autorité dont elle émane ou à laquelle elle a été communiquée par des tiers, cette autorité devant être soumise à la loi sur la transparence.

Exceptions : cas où l’accès peut être limité, différé ou refusé

La LTrans prévoit certaines exceptions dans des cas particuliers ; l’accès peut alors être limité, différé ou refusé. C’est par exemple le cas lorsque l’accès à un document officiel risque de compromettre :

• la sûreté intérieure ou extérieure de la Suisse ;
• les intérêts de la Suisse en matière de politique extérieure et ses relations internationales ;
• les relations entre la Confédération et les cantons ou les relations entre cantons ; ou
• les intérêts de la politique économique ou monétaire de la Suisse.

Il peut également être nécessaire de limiter, différer ou refuser l’accès à un document officiel pour protéger :

• des données personnelles ;
• des informations fournies librement par un tiers à une autorité qui en a garanti le secret ;
• la sphère privée ;
• la propriété intellectuelle ou des secrets professionnels, d’affaires ou de fabrication.

Le droit d’accès n’est pas reconnu pour les documents officiels :

• exprimant des prises de position dans le cadre de négociations en cours ou futures ;
• afférents à la procédure de co-rapport et
• tant que la décision politique ou administrative dont ils constituent la base n’a pas été prise

Il faut aussi considérer les dispositions d’autres lois fédérales qui déclarent certaines informations secrètes ou accessibles à des conditions dérogeant à la LTrans.