Nadine Schröder, domaine spécialisé Communication, ressources et support

En tant qu’assistante personnelle du chef du domaine de compétences Systèmes aéronautiques, Patricia Blanc est l’interlocutrice des 116 collaborateurs ayant des requêtes à l’encontre de Peter Winter. Elle joue donc un rôle clé. Grâce à sa longue expérience, elle dispose de beaucoup d’éléments d’information et sait à qui s’adresser quand elle a besoin de soutien supplémentaire. Son poste est à Berne.

Ivo Ribi travaille sur le site d’Emmen et soutient à 60 % l’équipe de projet Nouvel avion de combat et notamment le chef de projet dans diverses tâches administratives. Les 40 % restants, il les affecte à sa fonction de membre du bureau du programme Air2030, où il s’occupe de coordonner les rendez-vous, de rédiger les procès-verbaux des séances du comité et de planifier les voyages de service.

Madame Blanc et Monsieur Ribi, parlez-nous de l’impact de la pandémie de COVID-19 sur les voyages de service et plus particulièrement sur vos tâches s’y rapportant.

Patricia Blanc : La planification des voyages de service commence toujours très à l’avance. Il faut d’abord faire une demande à la Centrale des voyages de la Confédération afin de déterminer les options de vol possibles. Ensuite, il s’agit par exemple de réserver les hôtels et de déterminer l’endroit où les réunions ont lieu, etc. Pour organiser les voyages de service, je me sers de mon vaste réseau. Mes interlocuteurs me soutiennent depuis des années pour réaliser des voyages, des désirs particuliers et bien d’autres choses. J’aimerais d’ailleurs profiter de cette occasion pour les remercier tous de leur soutien.
Cette année, la planification des voyages de service a été un véritable parcours du combattant. Tout ce qui, avant la pandémie, pouvait être réglé de manière relativement rapide, est maintenant devenu plus fastidieux, avec beaucoup de demandes, d’autorisations et d’obligations de quarantaine.

Ivo Ribi : Par exemple, à cause de la situation actuelle, les candidats au programme Air2030 n’ont pas pu voyager en Suisse et toutes les réunions ont dû se tenir numériquement. Les remises de la deuxième offre pour le nouvel avion de combat et le système de défense sol-air de longue portée ont constitué la seule exception. En effet, la présence physique des candidats était alors requise car les offres devaient être authentifiées par un notaire. Nous avons donc dû veiller au respect de toutes les mesures de protection.

Quelles mesures avez-vous prises exactement pour que les réunions planifiées puissent tout de même avoir lieu ?

Patricia Blanc : Dans un premier temps, il a d’abord fallu reporter de nombreux voyages planifiés qui avaient déjà été réservés, puis les annuler totalement. Les entrevues ont eu lieu de façon virtuelle, par vidéoconférence et lors d’événements en ligne. Dans le cadre du programme Air2030, des solutions alternatives ont également été sollicitées au niveau des différentes ambassades.

Ivo Ribi : Avant la remise en main propre des offres, les personnes concernées ont reçu un formulaire qui leur offrait la possibilité, à condition qu’elles fournissent un résultat négatif au test du COVID-19, de contourner l’obligation de quarantaine et d’entrer en Suisse.

Quelle expérience retirerez-vous de cette situation ?

Ivo Ribi : La situation nous a montré que même dans des conditions compliquées, nous sommes en mesure d’effectuer un travail professionnel et de maintenir le cap dans l’avancement du programme Air2030.

Patricia Blanc : Dans le domaine des réunions et des voyages précisément, le numérique a connu un essor phénoménal. De ce fait, bien des tâches d’assistance classiques ont été simplifiées.

Quels sont selon vous les avantages et les inconvénients de la communication numérique ?

Ivo Ribi : Les avantages sont très clairement liés à la flexibilité que nous procure le numérique. L’inconvénient réside dans le fait que les réunions portant sur des sujets sensibles n’ont pas pu avoir lieu jusqu’à présent dans la mesure où les voies de communication ne sont pas (encore) assez sécurisées.

Patricia Blanc : Comme avantage, je citerais sans hésiter le gain de temps. Le débat sur le climat doit lui aussi être mentionné en tant qu’autre aspect positif. Je veux dire qu’il nous incite à nous demander s’il est vraiment nécessaire que le voyage se fasse en avion, ou si le train ne peut pas faire l’affaire lui aussi. Quant aux inconvénients, la communication en face à face en pâtit sans aucun doute. Nous sommes privés des observations de notre interlocuteur. Et les contacts sociaux me manquent beaucoup.