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« Nous sommes tous concernés par la numérisation, que ce soit dans le monde du travail ou dans notre vie privée »

La numérisation sera l’une des priorités du DDPS pour ces prochaines années. Ce processus de transformation ne concerne pas seulement la technologie, mais aussi l’ensemble des autres processus, la culture et la collaboration. Cette transformation numérique est qualifiée de « parcours numérique DDPS ». Mais comment définir concrètement la numérisation, ou transformation numérique ?

Lea Ryf, domaine spécialisé Communication, domaine de compétences Ressources et support

Michael Sahli, chef Informatique et numérisation DDPS, interviewé au sujet de la numérisation et de la transformation numérique
Michael Sahli, chef Informatique et numérisation DDPS, interviewé au sujet de la numérisation et de la transformation numérique

Quels sont les objectifs poursuivis dans le cadre du « parcours numérique DDPS » ?

Pour le DDPS aussi, la numérisation est un processus de transformation d’ordre technologique, organisationnel et culturel. Le « parcours numérique » désigne un parcours d’apprentissage qui ne se terminera pas dans un futur proche. C’est pourquoi nous ne nous concentrons pas seulement sur le but, mais aussi sur le parcours en lui-même.

Lors d’une première étape, qui a lieu cette année, nous élaborons la vision, les ambitions et les champs d’action relatifs à la numérisation au sein du DDPS. Nous fixons ainsi, pour l’ensemble du DDPS, le cadre stratégique qui servira de boussole tout au long du parcours.

Les changements dans la société dépendent fortement de la numérisation 

La numérisation, ou transformation numérique, est un projet purement technologique, qui ne concerne que l’informatique. Êtes-vous d’accord avec cette affirmation ?

Les étapes du virage numérique franchies à ce stade, comme l’utilisation des premiers ordinateurs, impliquaient essentiellement des changements technologiques. La notion de transformation numérique fait référence au recours aux nouvelles technologies numériques, mais aussi aux changements se produisant dans la société : de nouveaux besoins apparaissent et les procédures changent. Citons par exemple l’utilisation des réseaux sociaux, les montres connectées pour le sport ou les paiements via le smartphone. Les conséquences économiques et politiques suivront.

Le progrès technologique entraîne des changements structurels ainsi que de nouvelles applications et nouveaux systèmes comme la création de réseaux ou le recours à l’intelligence artificielle (IA). De nos jours, les processus peuvent être automatisés ou numérisés de bout en bout. La technologie est donc sans aucun doute un facteur important de la numérisation, mais pas le seul.

La technologie est un facteur important de la numérisation, mais pas le seul 

Où entrevoyez-vous les défis dans le domaine de la numérisation et de la transformation numérique pour le DDPS, et pourquoi ?

J’entrevois les défis au niveau des conditions-cadres, que nous ne pouvons influencer ou adapter que partiellement : nous vivons dans un monde en mutation constante qui est marqué par l’instabilité et les évolutions imprévisibles. Ces évènements et ces changements se succèdent à des intervalles toujours plus rapprochés. Cette situation de départ, qui est actuellement désignée de façon synthétique par l’acronyme VUCA, décrit l’évolution des conditions-cadres pour les autorités et les entreprises, notamment dans le contexte de la numérisation. VUCA est l’acronyme des quatre termes anglais Volatility (volatilité), Uncertainty (incertitude), Complexity (complexité) et Ambiguity (ambiguïté). Cette situation de base exigeante requiert aussi des changements de grande envergure dans le contexte de la transformation numérique.

Pour moi, le principal défi est toutefois de définir la manière d’opérer ce transfert ou précisément cette transformation au sein du DDPS et d’intégrer l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs à ce changement en les impliquant dans le parcours numérique.

Il faut saisir les opportunités de la transformation numérique, sans se laisser freiner par la peur paralysante du changement 

Quels sont les risques et les opportunités de la numérisation et de la transformation numérique ?

Cette question a été discutée dans le cadre du processus stratégique du « parcours numérique ». L’interaction « homme-machine », autrement dit la numérisation des processus, est par exemple considérée comme une opportunité. Grâce à elle, les collaborateurs disposent de plus de temps pour le travail de réflexion ainsi que pour la connectivité et le networking à l’intérieur tout comme à l’extérieur du DDPS. Des tâches au contenu intéressant et une nouvelle culture doivent augmenter l’attrait du DDPS en tant qu’employeur.

Les risques sont par exemple la surcharge de travail et le surmenage du fait de la disponibilité permanente et de l’abondance des informations, mais aussi l’incertitude et les peurs face aux nouvelles technologies. Le fait que les changements se succèdent à des intervalles de plus en plus rapprochés tient également lieu de défi. Enfin et surtout, il faut rester crédible en tant que partenaire fiable et sûr dans le monde numérique.

Les organisations ont-elles besoin de pionniers du numérique qui œuvrent en faveur de la numérisation ? Et comment forme-t-on ces personnes ?

Les pionniers sont utiles pour explorer des territoires inconnus, et c’est le cas pour le « parcours numérique ».

Pour une trentaine de collaborateurs de tout le DDPS, un parcours de formation d’un an va commencer dans le cadre du programme d’apprentissage ada fellowship. Il leur permettra d’apprendre à développer des approches transversales ainsi que d’acquérir une méthodologie et les bases du transfert pratique dans l’organisation. De telles compétences aident à maîtriser la transformation numérique de façon pragmatique et à former les participants pour qu’ils assument efficacement la fonction de multiplicateur de la numérisation au sein de leurs unités administratives.

Pourquoi la transformation numérique est-elle étroitement associée à l’agilité ?

Les facteurs mentionnés du monde VUCA requièrent plus d’agilité dans l’organisation, mais aussi dans la façon de penser de tout un chacun. L’agilité n’implique pas de devoir tout transformer en procédures agiles et en organisation agile. Toutefois, il faut pouvoir réagir à l’environnement qui se complexifie et aux changements toujours plus rapides en développant une capacité d’adaptation supérieure. C’est pourquoi l’agilité est étroitement liée au virage numérique.

Dans le monde du travail, la numérisation représente à mes yeux un défi énorme, mais captivant

Que signifie pour vous personnellement la numérisation ?

Pour moi en tant que collaborateur, cela signifie contribuer à influer sur l’environnement, l’organisation et les méthodes de travail communes de sorte que nous puissions saisir les opportunités du progrès technologique et ainsi réagir aux risques qui sont bel et bien réels.

En tant que personne privée et que citoyen, la numérisation implique pour moi de recourir systématiquement aux nouvelles technologies là où elles me procurent une plus-value. En ce qui concerne l’administration, j’espère en tant que citoyen que les autorités proposeront également l’ensemble de leurs prestations au format numérique.

Bref portrait Michael Sahli

Michael Sahli (45 ans) est arrivé au DDPS en 2020. Auparavant, il a occupé des postes de Lean Agile Leader ainsi que de responsable de portefeuille de projets et de gestion de la qualité. Depuis son entrée en fonction au DDPS, il dirige le service Informatique et numérisation DDPS. Michael Sahli assume la responsabilité globale du « parcours numérique » et guide le DDPS à travers le processus de transformation numérique.