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«La digitalizzazione ci fa risparmiare tempo e ci rende più flessibili.»

Patricia Blanc, assistente personale del capo del settore di competenza dei sistemi aeronautici, e Ivo Ribi, assistente del progetto NAC e membro dell'ufficio del programma, si occupano degli interessi amministrativi del settore di competenza dei sistemi aeronautici e coordinano gli appuntamenti e i viaggi di lavoro. In questa intervista ci raccontano come la pandemia del coronavirus ha influenzato il loro lavoro.

Nadine Schröder, settore specialistico Comunicazioni, risorse e supporto

Patricia Blanc è in piedi nel corridoio, dietro di lei, possiamo vedere diverse foto dell'aviazione appese. Tra le altre cose, un aereo da combattimento.

In qualità di assistente personale del direttore del settore di competenza Sistemi aeronautici, Patricia Blanc è l’interlocutrice e quindi il cardine e il fulcro per i 116 collaboratori che desiderano rivolgersi a Peter Winter. Grazie ai suoi molti anni di esperienza, dispone di vaste conoscenze di base e sa a chi può rivolgersi per ottenere supporto. Il suo posto di lavoro è a Berna.

Ivo Ribi è seduto nella sala relax della FTA a Emmen. Dietro di lui, l'eliporto e il campo d'aviazione di Emmen possono essere visti attraverso le grandi finestre.

Ivo Ribi opera presso la sede di Emmen. Per il 60% dà supporto al team di progetto NAC e soprattutto al capoprogetto in diverse mansioni amministrative, mentre il restante 40% lo impiega come membro del Program Office, occupandosi della coordinazione degli appuntamenti, della redazione dei verbali per le sedute del comitato e della pianificazione dei viaggi di servizio.

Signora Blanc, signor Ribi, raccontateci quanto ha influito la pandemia di Covid-19 sui viaggi di servizio e soprattutto sulle vostre attività correlate.

Patricia Blanc: La pianificazione dei viaggi di servizio comincia qualche tempo prima dell’inizio del viaggio. Tutto ha inizio con una richiesta alla Centrale viaggi della Confederazione per scoprire quali possibilità di volo sono disponibili. Poi si continua ad esempio con la prenotazione di hotel, i chiarimenti su dove avranno luogo le riunioni ecc. Per occuparmi dei viaggi di servizio faccio leva sulla mia ampia rete. I miei interlocutori mi danno sostegno da anni nella realizzazione di viaggi, richieste speciali e molto altro. Per questo desidero ringraziare tutti per il supporto.
Quest’anno, la pianificazione dei viaggi di servizio si è rivelata una vera e propria corsa a ostacoli. Tutto ciò che prima della pandemia poteva essere affrontato in maniera relativamente rapida, ora è diventato molto più complicato, con tutte le richieste, le autorizzazioni e gli obblighi di quarantena.

Ivo Ribi: Un esempio sono i candidati per Air2030, che a causa della situazione attuale non possono entrare in Svizzera e tutte le riunioni devono essere tenute in forma digitale. L’unica eccezione sono state le consegne della seconda offerta per il nuovo aviogetto da combattimento e il sistema di difesa terra-aria a lunga gittata. Per queste consegne, i candidati dovevano essere presenti fisicamente, perché era necessaria un’autenticazione notarile. Per questo abbiamo dovuto assicurare il rispetto di tutte le misure di protezione.

Quali misure avete preso esattamente per fare sì che le riunioni programmate potessero aver luogo comunque?

Patricia Blanc: Molti viaggi programmati e già prenotati sono stati prima spostati e poi annullati completamente. I colloqui si sono tenuti via videochiamata o tramite eventi online. Sono state prese in considerazione anche alternative ai vari messaggi del programma Air2023.

Ivo Ribi: Prima della consegna personale delle offerte, le persone interessate hanno ricevuto un modulo che ha consentito loro di evitare la quarantena ed entrare in Svizzera a patto di risultare negativi a un test del Covid-19.

Quali esperienze avete ricavato da questa situazione?

Ivo Ribi: La situazione ci ha mostrato che siamo in grado di lavorare in maniera professionale anche in condizioni critiche e che il programma Air2030 può essere tenuto in marcia.

Patricia Blanc: Proprio per quanto riguarda riunioni e viaggi, la digitalizzazione ha fatto enormi passi avanti. Molte attività di assistenza classiche si sono semplificate.

Quali sono secondo voi i vantaggi e gli svantaggi della comunicazione digitale?

Ivo Ribi: Il vantaggio è chiaramente la flessibilità che otteniamo con la digitalizzazione. Lo svantaggio è che finora non è stato possibile tenere le riunioni con contenuti sensibili, perché le vie di comunicazione non sono (ancora) abbastanza sicure.

Patricia Blanc: Secondo me il vantaggio è chiaramente prima di tutto il risparmio di tempo. Un ulteriore punto positivo è legato alla questione climatica: il viaggio deve essere effettuato davvero in aereo, o si può prendere il treno? Uno svantaggio è sicuramente il fatto che venga meno la comunicazione faccia a faccia. Manca l’osservazione dell’interlocutore. E i contatti sociali mi mancano molto.