Lea Ryf, settore specialistico Comunicazione, settore di competenza Risorse e supporto

Quali sono gli obiettivi del «Digital Journey DDPS»?

Anche per il DDPS la digitalizzazione è un processo di trasformazione: a livello tecnologico, organizzativo e culturale. «Digital Journey» definisce un viaggio di apprendimento che non si concluderà in un prossimo futuro. Il nostro focus non è quindi solo sull’obiettivo, ma sul percorso stesso.

Quest’anno, in una prima fase, intendiamo sviluppare il quadro della situazione finale, le ambizioni e i campi d’azione per la digitalizzazione nel DDPS. In questo modo fissiamo per tutto il DDPS il quadro strategico che fungerà da bussola lungo tutto il percorso.

I cambiamenti della società dipendono molto dalla digitalizzazione

La digitalizzazione e la trasformazione digitale sono progetti puramente tecnologici, che riguardano solo l’informatica. È d’accordo con questa affermazione?

I passi compiuti finora nella digitalizzazione, ad esempio la prima introduzione dei computer, consistevano soprattutto in cambiamenti tecnologici. Il termine trasformazione digitale comprende non solo l’uso di nuove tecnologie digitali, ma anche cambiamenti emersi nella società, con sempre nuove esigenze e processi modificati. Pensiamo ad esempio all’uso dei social media, agli orologi fitness o ai pagamenti tramite smartphone, con i conseguenti effetti economici e politici.

Lo sviluppo progressivo nel campo tecnologico sta portando a cambiamenti strutturali e a nuove applicazioni e sistemi, come ad esempio la creazione di reti o l’utilizzo dell’intelligenza artificiale (IA). Oggi, i processi possono essere automatizzati o digitalizzati dall’inizio alla fine. La tecnologia è quindi certamente un fattore importante della digitalizzazione, ma non è il solo.

La tecnologia è un fattore importante della digitalizzazione, ma non il solo

Dove situa le sfide nel settore della digitalizzazione e della trasformazione digitale per il DDPS e perché?

Vedo sfide nel contesto, che potremo influenzare o adeguare solo in parte: viviamo in un mondo che cambia costantemente, caratterizzato da instabilità e mutazioni imprevedibili. Gli intervalli tra questi eventi e cambiamenti sono sempre più ravvicinati. Questa situazione iniziale – che oggi si riassume nell’acronimo VUCA – descrive le mutate condizioni quadro delle autorità e delle aziende, in particolar modo nel campo della digitalizzazione. VUCA è l'acronimo inglese di quattro termini: volatilità, incertezza, complessità e ambiguità. Questa difficile situazione di base richiede anche cambiamenti di ampia portata nel contesto della trasformazione digitale.

Ai miei occhi, la sfida più grande è come possiamo dare forma a questa transizione o trasformazione nel DDPS e in che modo integrare tutto il personale in questo cambiamento e coinvolgerlo nel «Digital Journey».

Bisogna cogliere le opportunità della trasformazione digitale e non farsi bloccare dalla paura del cambiamento

Quali sono i rischi e le opportunità che comportano la digitalizzazione e la trasformazione digitale?

Questa domanda è stata discussa nel quadro del processo strategico del «Digital Journey». Ad esempio, «l’interazione uomo-macchina» cioè la digitalizzazione dei processi, è vista come un’opportunità. In tal modo i collaboratori e le collaboratrici hanno più tempo per il lavoro di riflessione e per la connettività e il networking all’interno e all’esterno del DDPS. Un lavoro dal contenuto interessante e una nuova cultura dovrebbero aumentare l’attrattività del DDPS come datore di lavoro.

Riguardo ai rischi, si può parlare ad esempio di sovraccarico e di pretese eccessive dovute alla costante disponibilità e all’abbondanza di informazioni (Information overload), ma anche d’insicurezza e di paura delle nuove tecnologie. Anche gli intervalli più ravvicinati tra i cambiamenti costituiscono una sfida. E, ultimo ma non meno importante, mantenere la credibilità come partner affidabile e sicuro nel mondo digitale.

Abbiamo bisogno di pionieri digitali per portare avanti la digitalizzazione. Come possiamo formare queste persone?

I pionieri sono utili quando si entra in un territorio sconosciuto, ed è così anche per il «Digital Journey».

Per circa 30 collaboratori e collaboratrici di tutto il DDPS, un percorso di apprendimento lungo un anno inizia con il programma di apprendimento ada fellowship. Qui imparano ad applicare modi di pensare trasversali e ad acquisire metodologie e trasferirle nella pratica all’interno dell’organizzazione. Queste competenze aiutano a gestire la trasformazione digitale in modo pratico e a formare i partecipanti affinché diventino moltiplicatori efficaci della digitalizzazione nelle loro unità amministrative.

Perché la trasformazione digitale è strettamente legata all’agilità?

I fattori citati del mondo VUCA richiedono maggiore agilità nell’organizzazione, ma anche nella mentalità di ogni individuo. Agilità non significa che tutto deve essere convertito in procedure e organizzazione agili. Però bisogna essere in grado di reagire all’ambiente sempre più complesso e ai cambiamenti sempre più rapidi con una maggiore capacità di adattamento. Ecco perché l’agilità è strettamente legata alla trasformazione digitale.

Nel mondo del lavoro, per me la digitalizzazione rappresenta una sfida enorme ma molto entusiasmante

Cosa significa per lei personalmente la digitalizzazione?

Per me, quale collaboratore, significa contribuire a influenzare l’ambiente, l’organizzazione e i metodi di lavoro comuni così da poter cogliere le opportunità dei progressi tecnologici e poter rispondere ai rischi, che senza dubbio esistono.

Come persona e privato cittadino, la digitalizzazione per me significa sfruttare consapevolmente le nuove tecnologie laddove mi danno un valore aggiunto. Per quanto riguarda l’amministrazione, come cittadino spero che anche tutti i servizi forniti dalle autorità saranno digitalizzati.