Romy Joller, settore specialistico Comunicazione, settore di competenza Risorse e supporto

Digitalizzazione: un termine ormai onnipresente. Signor Müller-Storni, può spiegarci cosa significa per lei?

Per me, la digitalizzazione consiste in processi fluidi e automatizzati, che facilitano il mio lavoro quotidiano.

Signo Marti, invece cosa significa la digitalizzazione per armasuisse?

Wow che domanda… cominciamo bene! Sarebbe come chiedermi qual è il senso della vita… Mi sembra di capire che ognuno ha un’idea diversa di cosa sia la digitalizzazione. Per alcuni, è la trasformazione di un nostalgico documento cartaceo in un PDF scansionato. Per altri, si tratta del ricorso all’intelligenza artificiale (IA) o dell’uso della tecnologia dei computer quantistici. Nell’ambito dei compiti di mia competenza, distinguo tra digitalizzazione «interna» ed «esterna». La trasformazione «interna» riguarda i processi, l’utilizzo degli strumenti (tool) e i collaboratori e le collaboratrici che devono o dovrebbero usare tali strumenti. Nel termine «esterno», includerei invece tutti i compiti nel settore Scienza e Tecnologia così come l’acquisizione e la manutenzione di sistemi e di immobili.

Signor Müller-Storni, quali sfide vede nell’imminente digitalizzazione per il settore di competenza Risorse e supporto e per armasuisse in generale?

La digitalizzazione deve aumentare l’efficienza, e soprattutto contribuire ad alleggerire il carico delle attività amministrative. In questo modo è possibile investire più tempo per il lavoro di riflessione, per lo sviluppo personale di ognuno e del proprio settore, e per intraprendere nuove attività, senza dover essere confrontati al contempo con una carenza di risorse.

Signor Marti, come descrive il suo ruolo in questo processo di trasformazione continua?

Oltre al mio attuale ruolo di capo dello Sviluppo aziendale, sono stato nominato responsabile della digitalizzazione presso armasuisse. In quanto tale, svolgo un ruolo chiave quale interlocutore centrale per le tematiche di digitalizzazione. In futuro, probabilmente mi occuperò prevalentemente della digitalizzazione «interna all’azienda». Tuttavia, la digitalizzazione non è un one-man show, al contrario! Insieme a Fabian Brechbühl (Chief Information Officer armasuisse), provvederemo a costituire un team interdisciplinare dei settori armasuisse, che avrà il compito di occuparsi della digitalizzazione. In questo senso, vorremmo intraprendere nuove strade e rompere gli schemi.

Signor Müller-Storni, ci sono strumenti con i quali i collaboratori e le collaboratrici possono contribuire a portare avanti la digitalizzazione?

A mio avviso, in qualità di responsabile strategico GEVER di armasuisse, Acta Nova è attualmente lo strumento migliore con il quale è possibile far progredire ulteriormente la digitalizzazione, tenendo conto dei mezzi che abbiamo a disposizione, vale a dire verificando i nostri metodi di lavoro e analizzando la possibilità di applicarli tramite Acta Nova via un’istanza di processo. Nel settore Risorse e supporto, abbiamo assunto un ruolo pionieristico in questo senso, perché i processi interdisciplinari sono molto adatti ad essere gestiti tramite istanze di processo standard. E questo ha anche portato a far sì che sempre più flussi di lavoro nelle nostre attività chiave vengano eseguiti tramite Acta Nova.

Signor Marti, quali sono le maggiori sfide digitali che armasuisse dovrà affrontare nel prossimo futuro?

Ritengo che la principale sfida digitale non sia la tecnica, quanto invece il modo in cui le persone e i collaboratori la affrontano. Nell’Amministrazione federale e in seno ad armasuisse vengono utilizzati eccezionali strumenti digitali. Tuttavia, nell’utilizzo di questi strumenti non è stato ancora sfruttato tutto il loro potenziale. In un workshop con collaboratori selezionati sono state definite e valutate le principali sfide digitali per armasuisse. I tre argomenti ritenuti più importanti, «cybersecurity», «automazione» e «postazione di lavoro digitale / smart», sono stati trattati in modo approfondito in gruppi di lavoro coordinati da un moderatore. Con il nuovo ambiente SAP, siamo costretti a confrontarci con un grande cambiamento digitale. Oltre a un nuovo sistema SAP, vengono definite anche nuove responsabilità e i processi vengono ripensati e adattati.

Signor Müller-Storni, in che misura la digitalizzazione ha cambiato il suo ambiente di lavoro rispetto al suo primo giorno da armasuisse?

Il mio primo giorno di lavoro, poco più di 14 anni fa, si lavorava ancora molto con la carta. Il mio predecessore mi consegnò decine di dossier; cartelle e faldoni federali più o meno pieni di documenti di carta. Oggi lavoro ancora con qualche documento cartaceo. Entrano facilmente in un cassetto per cartelle a sospensione. Tutti i documenti vengono registrati in Acta Nova; eventuali stampe vengono distrutte subito dopo l’uso. Ero e rimango contento di questo nuovo modo di lavorare, specialmente durante il mio orario di lavoro a casa, perché posso sempre accedere a tutte le informazioni.

In precedenza, per le riunioni facevo stampare tutti i documenti. Oggi invece organizzo al PC tutto il lavoro preliminare e conclusivo. Al massimo, stampo ancora un ordine del giorno. Da un lato, questa pratica è più efficiente, dall’altro contribuisce anche a un uso più ecologico delle nostre risorse.

Signor Marti, quali sono per armasuisse i maggiori rischi della digitalizzazione?

A mio parere, il rischio più grande è quello di perdere il treno della digitalizzazione e quindi lasciarsi sfuggire determinate opportunità, come ad es. un miglioramento dell’efficienza. A medio e lungo termine, questo ridurrebbe la soddisfazione del personale e l’attrattiva esercitata quale datore di lavoro. Quindi, di conseguenza, armasuisse avrebbe notevoli difficoltà a trovare personale competente per occupare i posti vacanti e sarebbe confrontata con una fluttuazione sempre più crescente.

Il dr. iur. utr. Andreas Müller-Storni (60) è capo del settore di competenza Risorse e supporto e pertanto membro della direzione di armasuisse. Prima di entrare in armasuisse nel 2010, è stato assistente all’Università di Friburgo e successivamente ha ricoperto diverse funzioni nel TCS, da ultimo come capo dello Sviluppo aziendale e della coordinazione in seno alla Direzione. 

Stefan Marti (43) è entrato in armasuisse nel 2008 come impiegato di commercio per progetti. Adesso è capo Sviluppo aziendale e vice capo del settore specialistico Sviluppo aziendale e controlling nel settore di competenza Risorse e supporto. Diplomato in Economia aziendale SUP, ha conseguito un EMBA in Digital Transformation ed è diplomato nel programma SKU Executive Management dell’Università di San Gallo.