Jede Person hat das Recht, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über den Inhalt amtlicher Dokumente zu erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Privatpersonen, Medienvertretende oder juristische Personen wie Verbände oder Stiftungen handelt. Ebenso steht das Recht sowohl Schweizerinnen und Schweizern als auch Ausländerinnen und Ausländern zu. Die Anwendung des Öffentlichkeitsprinzips soll die Transparenz in der Organisation und der Tätigkeiten der Verwaltung fördern. Das Öffentlichkeitsprinzip bezieht sich dabei auf amtliche Dokumente, die nach Inkrafttreten des BGÖ (1. Juli 2006) erstellt worden sind.

Amtliche Dokumente sind alle Informationen, welche die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen und die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet sind, also sowohl digitale Daten als auch Schriftstücke. Zudem müssen sich die Informationen im Besitz einer dem BGÖ unterstehenden Behörde befinden, von der sie stammen oder der sie von Dritten übermittelt worden sind.

Ausnahmen: Einschränkung, Aufschub oder Verweigerung des Zugangs

Das BGÖ enthält einzelne Ausnahmen respektive besondere Fälle, in denen der Zugang eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert werden kann. Dies ist beispielsweise möglich, wenn durch die Gewährung des Zugangs zu amtlichen Dokumenten:

• die innere oder äussere Sicherheit der Schweiz gefährdet;
• die aussenpolitischen Interessen oder die internationalen Beziehungen der Schweiz beeinträchtigt;
• die Beziehungen zwischen Bund und Kantonen oder zwischen Kantonen beeinträchtigt; oder
• die wirtschafts-, geld- und währungspolitischen Interessen der Schweiz gefährdet werden könnten.

Eine Einschränkung, Aufschiebung oder Verweigerung kann zudem notwendig sein zum Schutz:

• von Personendaten;
• von Informationen, die der Behörde von Dritten freiwillig mitgeteilt worden sind und deren Geheimhaltung die Behörde zugesichert hat;
• der Privatsphäre
• des geistigen Eigentums oder von Berufs-, Geschäfts- oder Fabrikationsgeheimnissen.
  

Kein Recht auf Zugang besteht zu amtlichen Dokumenten:

• über Positionen in laufenden und künftigen Verhandlungen;
• des Mitberichtsverfahrens und
• solange der politische oder administrative Entscheid, für den sie die Grundlage darstellen, nicht getroffen worden ist.

Zu beachten sind ausserdem Vorgaben anderer Bundesgesetze, die bestimmte Informationen als geheim bezeichnen oder vom BGÖ abweichende Voraussetzungen für den Zugang zu bestimmten Informationen vorsehen.