Nadine Schröder, Fachbereich Kommunikation, Ressourcen und Support

Als persönliche Assistentin des Leiters des Kompetenzbereichs Luftfahrtsysteme ist Patricia Blanc die Ansprechperson sowie der Dreh- und Angelpunkt für die 116 Mitarbeitenden, wenn diese Anliegen rund um Peter Winter haben. Durch ihre langjährige Erfahrung, verfügt sie über zahlreiche Hintergrundinformationen und weiss, an wen sie sich bei Bedarf für anderweitige Unterstützung wenden kann. Ihr Arbeitsplatz ist in Bern.

Ivo Ribi arbeitet am Standort in Emmen und unterstützt zu 60% das Projektteam NKF und insbesondere den Projektleiter bei diversen administrativen Arbeiten. Die restlichen 40% setzt er als Mitglied des Programm Offices ein und kümmert sich um die Terminkoordination, Protokollerstellung an den Ausschusssitzungen und um die Planung der Dienstreisen.

Frau Blanc, Herr Ribi, bitte erzählen Sie uns inwiefern die Covid19-Pandemie Einfluss auf die Dienstreisen und insbesondere auf Ihre damit verbundenen Aufgaben hat.

Patricia Blanc: Die Planung der Dienstreisen beginnt jeweils etliche Zeit vor Antritt einer Reise. Begonnen wird mit der Anfrage bei der Bundesreisezentrale, um herauszufinden welche Möglichkeiten an Flügen zur Auswahl stehen. Weiter geht es beispielsweise mit den Hotelbuchungen und Abklärungen wo die Meetings stattfinden usw. Für die Abwicklung der Dienstreisen nutze ich mein umfangreiches Netzwerk. Meine Ansprechpersonen unterstützen mich seit Jahren bei der Realisierung von Reisen, Sonderwünschen und vielem anderem. Hierfür möchte ich allen für die Unterstützung danken.
In diesem Jahr hat sich die Planung der Dienstreisen als richtiggehender Hindernislauf erwiesen. Was vor der Pandemie relativ speditiv angegangen werden konnte, ist nun mit den vielen Anträgen, Bewilligungen und den Quarantäneauflagen, um einiges mühsamer geworden.

Ivo Ribi: Beispielsweise konnten die Air2030-Kandidaten aufgrund der aktuellen Situation nicht in die Schweiz einreisen und alle Meetings mussten digital abhalten werden. Einzige Ausnahme war die Übergaben der zweiten Offerte für das neue Kampfflugzeug und das bodengestützte Luftverteidigungssystem grösserer Reichweite. Bei diesen Übergaben mussten die Kandidaten physisch anwesend sein, da diese notariell beglaubigt werden musste. Dementsprechend mussten wir dafür sorgen, dass sämtliche Schutzmassnahmen eingehalten wurden.

Welche Massnahmen haben Sie genau getroffen, damit die geplanten Meetings dennoch stattfinden konnten?

Patricia Blanc: Vorneweg wurden viele, geplante und bereits gebuchte Reisen zuerst verschoben und dann ganz abgesagt. Die Besprechungen fanden virtuell per Video und Online-Events statt. Auch Alternativen auf den verschiedenen Botschaften im Programm Air2030 wurden in Anspruch genommen.

Ivo Ribi: Vor der persönlichen Übergabe der Offerten haben die betroffenen Personen ein Formular erhalten, welches ihnen ermöglicht hat, unter der Voraussetzung eines negativen Covid19-Tests, die Quarantäne zu umgehen und in die Schweiz einzureisen.

Welche Erfahrungswerte nehmen Sie aus dieser Situation mit?

Ivo Ribi: Die Situation hat uns gezeigt, dass wir auch unter erschwerten Bedingungen professionelle Arbeit leisten und das Programm Air2030 auf Kurs halten können.

Patricia Blanc: Gerade im Bereich Meetings und Reisen hat die Digitalisierung enorm an Aufschwung gewonnen. Viele klassische Assistenztätigkeiten haben sich dadurch vereinfacht.

Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile in der digitalen Kommunikation?

Ivo Ribi: Die Vorteile liegen ganz klar in der Flexibilität, die wir mit der Digitalisierung gewinnen. Der Nachteil ist sich, dass Meetings mit heiklem Inhalt bisher nicht stattfinden konnten, da die Kommunikationswege (noch) zu wenig sicher sind.

Patricia Blanc: Als Vorteil sehe ich ganz klar die Zeiteinsparung im Vordergrund. Als weiterer Pluspunkt trägt auch die Diskussion ums Klima dazu bei: Muss die Reise wirklich mit dem Flugzeug stattfinden oder reicht es auch aus mit dem Zug anzureisen. Nachteilig ist sicherlich, dass die Face-to-Face Kommunikation darunter leidet. Hier fehlen die Beobachtungen des Gegenübers. Und die sozialen Kontakte vermisse ich sehr.