print preview

«Die Digitalisierung betrifft uns alle, sowohl in der Arbeitswelt wie auch in unserem Privatleben»

Die Digitalisierung ist einer der Schwerpunkte des VBS für die kommenden Jahre. Dieser Transformationsprozess betrifft nicht nur die Technologie sondern auch die Prozesse, die Kultur und die Zusammenarbeit. Diese digitale Transformation wird als «Digital Journey VBS» bezeichnet. Aber was ist eigentlich konkret unter Digitalisierung oder digitaler Transformation zu verstehen?

Lea Ryf, Fachbereich Kommunikation, Kompetenzbereich Ressourcen und Support

Michael Sahli, Chef Informatik und Digitalisierung VBS, im Interview über Digitalisierung und digitale Transformation
Michael Sahli, Chef Informatik und Digitalisierung VBS, im Interview über Digitalisierung und digitale Transformation

Welche Ziele verfolgt die «Digital Journey VBS»?

Die Digitalisierung ist auch für das VBS ein Transformationsprozess: technologisch, organisatorisch und kulturell. «Digital Journey» bezeichnet eine Lernreise, die in absehbarer Zeit nicht zu Ende sein wird. Unser Fokus liegt daher nicht nur auf dem Ziel, sondern auf der Reise selbst.

In einer ersten Etappe erarbeiten wir dieses Jahr das Zielbild, die Ambitionen und die Handlungsfelder für die Digitalisierung im VBS. Damit setzen wir den strategischen Rahmen für das gesamte VBS, der als Kompass für die Reise dient.

Der gesellschaftliche Wandel hängt stark mit der Digitalisierung zusammen

Digitalisierung und digitale Transformation ist ein reines Technologievorhaben und tangiert nur die Informatik. Stimmen Sie dieser Aussage zu?

Die bisherigen Schritte der Digitalisierung, beispielsweise der erste Einsatz von Computern, waren vor allem eine technologische Veränderung. Der Begriff der digitalen Transformation umfasst neben dem Gebrauch von neuen, digitalen Technologien auch die Veränderungen in der Gesellschaft: neue Bedürfnisse und veränderte Abläufe entstehen. Etwa die Nutzung von Social Media, die sportlichen Begleiter am Handgelenk oder das Bezahlen per Smartphone. Wirtschaftliche und politische Auswirkungen folgen.

Durch die fortschreitende Entwicklung im technologischen Bereich ergeben sich strukturelle Änderungen und neue Anwendungen und Systeme, wie beispielsweise die Schaffung von Netzwerken oder der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). Prozesse können heute durchgängig automatisiert respektive digitalisiert werden. Technologie ist daher sicherlich ein wichtiger aber nicht der einzige Faktor der Digitalisierung.

Technologie ist ein wichtiger aber nicht der einzige Faktor der Digitalisierung

Wo sehen Sie Herausforderungen im Bereich der Digitalisierung und digitalen Transformation für das VBS und warum?

Ich sehe die Herausforderungen in den Rahmenbedingungen, die wir nur zum Teil werden beeinflussen oder anpassen können: Wir leben in einer Welt, die sich ständig verändert, von Instabilität und unvorhersehbaren Veränderungen geprägt ist. Die Abstände zwischen diesen Ereignissen und Veränderungen reduzieren sich immer stärker. Diese Ausgangslage – welche heute im Akronym VUKA zusammengefasst wird – beschreibt die veränderten Rahmenbedingungen von Behörden und Unternehmen insbesondere im Umfeld der Digitalisierung. VUKA setzt sich zusammen aus den vier Begriffen Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (Mehrdeutigkeit). Diese anspruchsvolle Ausganslage erfordert auch weitgehende Veränderungen im Kontext der digitalen Transformation.

Für mich besteht die grösste Herausforderung aber darin, wie wir diesen Übergang oder eben die Transformation im VBS gestalten und alle Mitarbeitenden in diesen Wandel integrieren und auf die «Digital Journey» mitnehmen.

Die Wahrnehmung der Chancen von digitaler Transformation darf nicht durch überwiegende Ängste bezüglich dem Wandel ausgebremst werden

Welche Chancen und Risiken birgt die Digitalisierung und digitale Transformation?

Diese Frage wurde im Rahmen des Strategie-Prozesses der «Digital Journey» diskutiert. Als Chance gilt zum Beispiel die «Mensch-Maschine Interaktion», also die Digitalisierung von Prozessen. Somit haben die Mitarbeitenden mehr Zeit für Denkarbeit sowie die Konnektivität und Vernetzung innerhalb und ausserhalb des VBS. Interessante Arbeitsinhalte und eine neue Kultur sollen die Attraktivität des VBS als Arbeitgeber steigern.

Als Risiken gelten beispielweise die Überlastung und Überforderung durch die ständige Verfügbarkeit und den Informationsüberfluss, aber auch Unsicherheit und Ängste gegenüber neuen Technologien. Auch die kürzeren Abstände zwischen Veränderungen sind eine Herausforderung. Und nicht zuletzt die Glaubwürdigkeit als verlässlicher und sicherer Partner in der digitalen Welt.

Braucht es digitale Pioniere, welche die Digitalisierung vorantreiben, und wie bildet man diese Personen aus?

Pioniere helfen, wenn man sich in unbekannte Gebiete begibt und dies ist auch bei der «Digital Journey» der Fall.

Für rund 30 Mitarbeitende aus dem gesamten VBS beginnt eine einjährige Lernreise mit dem ada fellowship-Lernprogramm. Dort lernen sie bereichsübergreifende Denkweisen anzuwenden, Methoden sowie den praktischen Transfer in die Organisation. Diese Kompetenzen helfen dabei, den digitalen Wandel praxisnah zu meistern und die Teilnehmenden zu wirksamen Multiplikatoren der Digitalisierung in ihren Verwaltungseinheiten auszubilden.

Warum ist digitale Transformation eng verknüpft mit Agilität?

Die erwähnten Faktoren der VUKA-Welt erfordern mehr Agilität in der Organisation aber auch in der Denkhaltung jedes einzelnen. Agilität bedeutet nicht, dass alles auf agile Vorgehensweisen und agile Organisation umgestellt werden muss. Man muss aber auf die komplexer werdende Umgebung und die schnelleren Wechsel mit einer höheren Anpassungsfähigkeit reagieren können. Deshalb ist die Agilität eng mit dem digitalen Wandel verknüpft.

In der Arbeitswelt ist Digitalisierung für mich eine enorme aber sehr spannende Herausforderung

Was bedeutet für Sie persönlich Digitalisierung?

Für mich als Mitarbeiter bedeutet dies mitzuhelfen, das Umfeld, die Organisation und die gemeinsame Arbeitsweise so zu beeinflussen, dass wir die Chancen der technologischen Fortschritte packen und damit wir auf die Risiken, die es zweifelsohne auch gibt, reagieren können.

Als Privatperson und Bürger bedeutet die Digitalisierung für mich, neue Technologien bewusst dort einzusetzen, wo sie mir einen Mehrwert bringen. In Bezug auf die Verwaltung erhoffe ich mir als Bürger, dass sämtliche Behördenleistungen auch digitalisiert angeboten werden.

Kurzporträt Michael Sahli

Michael Sahli (45) trat 2020 ins VBS ein. Davor war Michael Sahli als Lean Agile Leader sowie Leiter Projektportfolio und Qualitätsmanagement tätig. Seit seinem Eintritt ins VBS obliegt ihm die Leitung Informatik und Digitalisierung VBS. Mit der leitenden Verantwortung für die «Digital Journey» führt Michael Sahli das VBS durch den digitalen Transformationsprozess.