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«Digitalisierung soll die Effizienz steigern und vor allem auch Entlastung bei den administrativen Tätigkeiten bringen»

Mit Dr. iur. utr. Andreas Müller-Storni, strategischer Leiter GEVER sowie Leiter Kompetenzbereich Ressourcen und Support, und Stefan Marti, Digitalisierungs-Verantwortlicher armasuisse und Leiter Unternehmensentwicklung, stehen zwei Schlüsselpersonen Red und Antwort über die «innerbetriebliche» Digitalisierung der armasuisse.

Romy Joller, Fachbereich Kommunikation, Kompetenzbereich Ressourcen und Support

Porträtbild von Andreas Müller-Storni, strategischer Leiter GEVER, und Stefan Marti, Digitalisierungs-Verantwortlicher armasuisse
Andreas Müller-Storni, strategischer Leiter GEVER, und Stefan Marti, Digitalisierungs-Verantwortlicher armasuisse

Digitalisierung, ein allgegenwärtiger Begriff. Welche Bedeutung hat er für Sie, Herr Müller-Storni?

Digitalisierung heisst für mich automatisierte, durchgängige Prozesse, welche meine tägliche Arbeit erleichtern.

Herr Marti, was bedeutet die Digitalisierung für armasuisse?

Was für eine Startfrage, wow! Alternativ könnten Sie mich fragen, was der Sinn des Lebens ist… Unter Digitalisierung versteht jeder etwas Anderes. Für die Einen ist dies die Transformation vom geliebten Papierdokument in ein eingescanntes PDF-Dokument. Für die Anderen ist dies der Einsatz von künstlicher Intelligenz (AI) oder der Einsatz von Quantencomputer-Technologie. Im Rahmen meiner Aufgaben unterscheide ich zwischen der «innerbetrieblichen und ausserbetrieblichen» Digitalisierung. «Innerbetrieblich» geht es um Prozesse, den Einsatz von Werkzeugen (Tools) und um die Mitarbeitenden, welche die Werkzeuge benutzen müssen/sollen. Unter «ausserbetrieblich» subsummiere ich die Arbeiten im Bereich der Wissenschaft und Technologie sowie die Beschaffung und den Unterhalt von Systemen und Immobilien.

Herr Müller-Storni, welche Chancen sehen Sie in der voranschreitenden Digitalisierung für den Kompetenzbereich Ressourcen und Support sowie armasuisse allgemein?

Digitalisierung soll die Effizienz steigern und vor allem auch Entlastung bei den administrativen Tätigkeiten bringen. So kann man mehr Zeit in Denkarbeit investieren, sich selber und den eigenen Bereich weiterentwickeln sowie auch neue Aufgaben übernehmen, ohne gleich in Ressourcenengpässe zu geraten.

Herr Marti, wie sieht Ihre Rolle in diesem anhaltenden Transformationsprozess aus?

Ich wurde neben meiner aktuellen Rolle als Leiter Unternehmensentwicklung zum Digitalisierungs-Verantwortlichen der armasuisse ernannt. Dabei nehme ich die Rolle als zentrale Ansprechstelle im Themenbereich Digitalisierung wahr. Künftig werde ich mich voraussichtlich mehrheitlich um die «innerbetriebliche» Digitalisierung kümmern. Digitalisierung ist jedoch keine One-Man-Show, im Gegenteil! Zusammen mit Fabian Brechbühl (Chief Information Officer armasuisse) werden wir ein armasuisse übergreifendes Team zusammenstellen, welches sich um die Digitalisierung kümmert. Dazu möchten wir neue Wege beschreiten und bestehende Muster brechen.

Herr Müller-Storni,gibt es Instrumente mit denen die Mitarbeitenden helfen können, die Digitalisierung weiter voranzutreiben?

Für mich als strategischer Leiter GEVER armasuisse ist zum heutigen Zeitpunkt Acta Nova das beste Instrument, mit welchem wir mit bestehenden Mitteln die Digitalisierung weiter vorantreiben können, und zwar, indem wir unsere Arbeitsabläufe überprüfen und analysieren, ob diese nicht über einen Geschäftsvorfall mittels Acta Nova ausgeführt werden könnten. Bei Ressourcen und Support haben wir diesbezüglich eine Vorreiterrolle übernommen, denn Querschnittsprozesse eignen sich sehr gut dazu, über Standard-Geschäftsvorfälle abgewickelt zu werden. Und dies hat auch im Kerngeschäft dazu geführt, dass die Arbeitsabläufe immer mehr über Acta Nova erfolgen.

Acta Nova

Das VBS nutzt Acta Nova als umfassende Gesamtlösung für das effiziente Management von Geschäftsfällen und Vorgängen. Mittels Geschäftsvorfall können Prozesse (Arbeitsanweisung, Fristen, Bemerkungen) unter den Prozessbeteiligten Personen automatisiert zugeteilt werden.

Herr Marti, was sind die grössten digitalen Herausforderungen, welche armasuisse in naher Zukunft zu meistern hat?

Ich bin der Meinung, dass die grösste digitale Herausforderung nicht primär die Technik ist, sondern der Umgang des Menschen bzw. der Mitarbeitenden damit. In der Bundesverwaltung und innerhalb armasuisse kommen viele und tolle digitale Werkzeuge zum Einsatz. Der Umgang damit weist jedoch noch Potential auf. Die grössten digitalen Herausforderungen für armasuisse haben wir an einem Workshop mit ausgewählten Mitarbeitenden eruiert und bewertet. Die drei am höchsten bewerteten Themen «Cybersecurity», «Automatisation» und «Digital / Smart Workplace» wurden dabei in moderierten Arbeitsgruppen vertieft behandelt. Eine grössere digitale Veränderung steht uns insbesondere mit der neuen SAP-Landschaft bevor. Dabei wird nicht nur ein neues SAP eingesetzt, sondern auch diverse neue Verantwortlichkeiten definiert sowie Prozesse überarbeitet und angepasst.

Herr Müller-Storni, inwiefern hat die Digitalisierung Ihr Arbeitsumfeld im Vergleich zu Ihrem ersten Arbeitstag bei armasuisse verändert?

An meinem ersten Arbeitstag vor etwas mehr als 14 Jahren wurde noch viel mit Papier gearbeitet. Mein Vorgänger hat mir zig Dossiers – Bundesordner und Sichtmäppchen, gefüllt mit mehr oder weniger Papier – übergeben. Heute arbeite ich noch mit einigen wenigen Handakten, die in einer Hängeregister-Schublade locker Platz haben. Alle Unterlagen sind im Acta Nova; allfällige Ausdrucke werden nach Gebrauch wieder vernichtet. Ich war und bin v.a. während der Home Office-Zeit froh über diese neue Arbeitsweise, so hatte und habe ich alle Informationen immer bei mir.

Früher habe ich für Sitzungen noch alle Unterlagen ausdrucken lassen. Heute mache ich Vor- und Nachbereitungsarbeiten ausschliesslich am PC. Höchstens eine Traktandenliste drucke ich noch aus. Das ist einerseits effizienter und andererseits auch ein Beitrag an einen umweltschonenderen Umgang mit unseren Ressourcen.

Herr Marti, welches sind die grössten Risiken der Digitalisierung für armasuisse?

Das grösste Risiko besteht aus meiner Sicht darin, den Anschluss zur Digitalisierung zu verpassen und dadurch mögliche Chancen, wie z.B. eine Effizienzsteigerung, nicht realisieren zu können. Mittel- bis langfristig würde somit die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitgeberattraktivität sinken. Dies wiederum hätte zur Folge, dass armasuisse zusehends Schwierigkeiten hätte, Vakanzen mit geeigneten Mitarbeitenden zu besetzen und eine zunehmende Fluktuation zu beklagen wäre.

Kurzporträt Andreas Müller-Storni

Andreas Müller-Storni, strategischer Leiter GEVER

Dr. iur. utr. Andreas Müller-Storni (60) ist Leiter des Kompetenzbereiches Ressourcen und Support und dadurch Mitglied der Unternehmensleitung armasuisse. Bevor er 2010 zu armasuisse kam, war er Assistent an der Universität Freiburg und danach in verschiedenen Funktionen beim TCS, zuletzt als Leiter Unternehmensentwicklung und Koordination in der Geschäftsleitung, tätig. 

Kurzporträt Stefan Marti

Stefan Marti, Digitalisierungs-Verantwortlicher armasuisse

Stefan Marti (43) trat 2008 als Projektkaufmann in die armasuisse ein. Er ist Leiter Unternehmensentwicklung sowie stellvertretender Fachbereichsleiter Unternehmensentwicklung und Controlling im Kompetenzbereich Ressourcen und Support. Der diplomierte Betriebswirtschafter HF hat einen EMBA in Digital Transformation und ist Absolvent des SKU Executive Management Programm der Hochschule St. Gallen.